【活動企劃】如何辦活動？流程與技巧分享給你

如何辦活動？流程與技巧分享給你

許多一般人或公司都會想要辦活動、辦課程、辦研討會，但是對於第一次籌備的人可能會搞的一個頭兩個大，而本次小編將在以下分享辦活動的整個流程、SOP及技巧，相信能幫助活動企劃或行銷人員更快上手！

辦活動的步驟

一般來說，一個活動從籌備、執行到收尾，大概會經過以下步驟：

1. 前期準備：
包括活動企劃、策劃、宣傳、內容準備、找講者、找場地、準備茶水、準備設備、準備伴手禮等。

2. 活動執行：
桌椅準備、測試設備、活動指引、分發DM、演說內容、互動、變通等。

3. 後期研討：
收集資料、獲得反饋、再行銷等。

而針對這些步驟，我們可以再從細節上做以下的深度討論及技巧上的建議。

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（一）前期準備

1. 活動企劃：
針對自己舉辦活動的「目的」，其活動目的可能包含是宣傳自己的公司、推廣某些服務或是單純傳達知識及理念，接著就要思考如何包裝活動，活動的流程、進行一系列的企劃；

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2. 宣傳：
不論你想要舉辦的是小型或是大型的活動，宣傳都是極為重要的一環；不論你想要透過FB、Google廣告去找潛在對活動有興趣的人，還是透過一些活動網站（像是Accupass）或社團去發文，都是非常好的方法。

3. 內容準備：
如果你要自己演講的話，那你可能需要自己準備PPT、內容或演講稿；或是本次的活動你想要額外聘請外部的講者、老師或專家，你也需要與他Re一遍內容或是調整內容。

4. 找場地：
如果你本身沒有自己的場地可以舉辦活動，那麼你可能會需要租用或借用場地，而該場地是否符合你要的類型、大小及設備則需要花一點時間進行查找與篩選，並敲定檔期。

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5. 準備各類材料：
這些材料可能包含教材、DM、茶水、餐點、伴手禮等，可能需要準備、印製或是採買。

（二）活動執行

1. 場地佈置：
到了活動當天，除了要提前到達準備桌椅、測試設備以外，可能還要確認動線、安排桌椅。

2. 接待賓客：
隨著預定時間到來，會需要慢慢開始接待來訪的賓客、簽到，並發給他們會議、課程等需要的材料及DM。

3. 活動開始：
開始本來預計的活動及演說內容，並且隨機應變聽者們的問題與互動，同時也可以拍照、紀錄聽者們的反饋。

（三）後期研討

1. 資料整理：
針對舉辦活動所獲得的聽者個人資訊，找出適合的人選再與他們繼續保持聯繫或行銷。

2. 反饋整理：
透過活動當下的反應或是會後的回饋表單，找出本次活動可再加強、再優化的部分，可以於下一次活動進行改進。

結論

以上，大概就是辦活動的最基本流程與SOP；

但如果活動想要籌辦的更精緻、更大型，那麼你會需要的資源與準備就會更多，像是活動的保險、消防路線、舞台搭建、洽談贊助廠商、票卷買賣等等，那就更是複雜了！

而好的活動企劃，往往是在一次次的活動中學習，累積各種經驗才能變成一個獨當一面的企劃人員，因此如果想要往這方面發展，或是增進辦活動的技能，除了多辦活動、多嘗試以外，尋求前輩們的經驗也是相當重要的喔！

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以上，是本次小編簡單整理的分享，歡迎「訂閱」我們或是將我們的網頁加入到「我的最愛」，隨時Follow我們的第一首知識與消息！
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